Prepare un mapa de los registros del proyecto.

Acuerdos y estructura de las entidades

Enumere los nombres y las ubicaciones de los materiales de oferta, documentos de suscripción, acuerdos operativos o de sociedad y modificaciones que conozca. Anote la entidad correspondiente y quién mantiene cada registro.

Operaciones y comunicaciones del proyecto

Identifique los sistemas utilizados para los informes del proyecto, las comunicaciones con inversionistas, los registros de administración del inmueble y las comunicaciones sobre financiamiento. Anote quién administra esos sistemas y qué profesionales externos podrían tener material relacionado.

Prepare un índice, no una narración del fondo

• Categoría del registro y entidad pertinente
• Ubicación o sistema donde se mantiene el material
• Persona responsable de esa fuente
• Información faltante o preguntas sobre acceso para consultar con el abogado

Consulte sobre conservación y acceso con el abogado

Pregunte al abogado cómo deben manejarse las configuraciones de retención existentes, los cambios de acceso, los mensajes y los dispositivos. Esta lista organizativa no es una instrucción de conservación legal ni un plan completo de preservación de documentos.